近日，一封電報鬧得滿城風雨，讓朝野雙方皆「無法接受」，甚至有人為此揚言要「罷免總統」。原因為何？即是許多人認為，一封電報公文，「婉拒」了國際的友好援助。這封公文內容如下：
外交部電報
事由：「莫拉克」風災捐款事。駐外各館處（特急）：
一、本（98）年8月8日莫拉克颱風重創臺灣南部及東部，造成嚴重災情，目前已有聖露西亞、美、日、英、德、法、教廷、匈牙利、諾魯等國向我政府表達關懷與慰問，其中美國與日本表示願捐款援助。
二、倘有海外人士、組織及民間團體表達捐款意願，請其逕匯入兆豐國際商業銀行國外部「007-09-087816」帳戶，戶名「Ministry of The Interior Donation Account」。外幣支表票或現金請透過貴館處轉交。款項收妥後將由內政部統一製發捐款收據。檢附「駐外館處收受駐在國各界賑濟莫拉克風災捐款標準作業程序」乙頁，請併參辦。倘駐在國政府或民間欲提供救援物資或派遣救援團隊，請貴館處予以婉謝。
三、另請貴館處將駐在國政要向我表達慰問之內容及詳細情形電部。
（後略。）
在學應用文時，沒接觸「電報」一類，目前實際處理公文時，也從不使用「電報」，或許是因為形式太特殊，讓我們有點摸不著頭緒。一般而言，無論是函、書函、公告，大多是二段式，即「主旨、說明」，頂多加上「依據」或「辦法」，另在文頭處有發文者、受文者、公文資訊……等相關內容。
至於這封電報，看起來囉嗦了些；明明是條列式，但很難讓人一眼就抓到重點。而最有爭議的，即是第二大段，被許多人認為「婉拒」外援，因而導致救災緩慢，甚至造成政治動蕩。
但硬說這封電報是拒人於千里之外，似乎也說不過去，畢竟文中提到「接受現金捐款」，甚至列出辦法，以做參考。至於「倘駐在國政府或民間欲提供救援物資或派遣救援團隊，請貴館處予以婉謝」一句，問題可就大了！外交部稱，是詢問過消防署，得到「暫時不用」的答案，而又忘了把文句加上「暫時」二字（即改為「倘駐在國政府或民間欲提供救援物資或派遣救援團隊，請貴館處『暫時』予以婉謝」）；外交部說，實際上，臺灣「還是很需要各國的幫助」。
問題可就來了，一封公文的發送，必須經過層層把關，至少「撰文、校對、批示、再校對、發文」，就有五關，怎麼能那麼輕易把「忘了加字」的公文發出去呢？我也是行政新手，常常會在公文上有疏忽，但只要在發文前發現有誤，即使已用印，仍要銷毀重印；倘若已經發出，則要以最快速度再擬一文聲明前文作廢、此文為準。
再者說，常言道「茲事體大、從長計議」，悠關生命的問題，怎可一開始把話說死？即使稱「暫時」，那何時要辦？何時不辦？這都欠缺周嚴的考慮。就語法而言，假若要還原「外交部的原意」（若他們當初真是這麼想），就應該把那句害人的話改成「倘駐在國政府或民間欲提供救援物資或派遣救援團隊，暫勿擅自收受，請候本部擬定相關辦法及命令再辦。」改得或許囉嗦些，也不是太精美，但至少保留了餘地，面子上也掛得住。就算被政敵砲轟了，也可以再發最速件要求友邦提供某某資源。
由於欠缺經驗，我常常也「製造出欠佳的公文」，但自許相較其他同級單位來，算過得去了。有一次看到上級單位來函，那才比我不如。舉凡用字遣詞、格式用印，哪怕一時忘記上網查一下也好，這都代表著一種禮貌、一種文化。
